Акт о недостаче: скачать образец заполнения при выявлении нехватки товара в магазине, на складе, пример при обнаружении недостачи денежных средств в кассе

Акт о недостаче товара при приемке и инвентаризации — форма бланка и образец заполнения

Акт о недостаче: скачать образец заполнения при выявлении нехватки товара в магазине, на складе, пример при обнаружении недостачи денежных средств в кассе

Во время приема товара необходима бдительность принимающей стороны, так как нередко товар в процессе транспортировки может иметь повреждения, брак, неполную комплектацию и сама продукция может оказаться не в полном количестве.

Для правильного оформления такой некачественной поставки существует соответствующая документация, которую следует использовать.

Как составить?

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.
Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

  • В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
  • Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
  • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
  • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
  • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
  • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
  • Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
  • В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

заполнения

типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

При выявлении недостачи денежных средств в кассе

По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:

  • При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
  • В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
  • По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
  • На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.

Пример оформления

акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе –word.

Нормативное регулирование

Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

  • ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
  • ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
  • ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

Сотрудникам, ответственным за заполнение этих документов необходимо ознакомится с каждым из них и знать тонкости их заполнения. Так как это даст возможность избежать проблем с контролирующими органами в будущем.

О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

Источник: https://bogunskaia.ru/drugoe/akt-nedostachi.html

Акт о недостаче: скачать образец заполнения при выявлении нехватки товара в магазине, на складе, пример при обнаружении недостачи денежных средств в кассе

Акт о недостаче: скачать образец заполнения при выявлении нехватки товара в магазине, на складе, пример при обнаружении недостачи денежных средств в кассе

В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.

ТМЦ закупаются и принимаются по особой процедуре с соблюдением установленных правил и норм.

При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме выявленной недостачи ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.

ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о полной материальной ответственности. Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.

При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:

  1. Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
  2. Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
  3. Акт о недостаче, в случае недопоставки.
  4. Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.

Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.

Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:

  1. Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
  2. Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
  3. Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.

Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.

Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена. Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника. Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:

  1. В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
  2. С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.

Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.

Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

  1. Кладовщик.
  2. Кассир.
  3. Специально назначенная ревизионная комиссия.

В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством. Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

Правила оформления

Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

  • В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
  • Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
  • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
  • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
  • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
  • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
  • Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
  • В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

Как оформляется поставка и приемка продукции

Обновление: 12 декабря 2016 г.

Сличительная проверка, которая является частью учетной работы, проводимой каждым хозяйствующим субъектом, должна быть подробно и аккуратно задокументирована. Если в процессе проверки зафиксированы расхождения реального количества учитываемых объектов с их количеством в учете, проверяющие составляют акт о недостаче товара при инвентаризации.

В акте инвентаризации товаров указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, проводящего сличительную проверку, а также все реквизиты самого мониторинга: что послужило основанием проверки, дата начала проверки, состав комиссии и согласие инспектируемых лиц.

В табличной части акта инвентаризации товаров указываются наименование товаров, их учетное и фактическое количество, цена и стоимость. В случае несовпадения этих данных разница включается в соответствующую графу акта. При недостаче товара при инвентаризации заполняются количественные и суммовые показатели графы «недостачи».

В обязательном порядке суммируются итоги.

Правильность зафиксированных в акте данных подтверждается подписями всех членов комиссии и инспектируемых лиц. После этого фактически наличествующие товары принимаются под ответственность инспектируемым либо иным лицом, а сам акт передается для принятия решения руководителю.

На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.

7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ 7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ 8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!

Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

Чтобы передать ценности от одного лица к другому составляется акт приема-передачи ТМЦ. Это самый простой образец документооборота в бухгалтерском учете материальных ценностей.

В жизни составление бланка акта требуется:

  • при смене материально-ответственного лица. Актом закрепляется материальная ответственность за определенным сотрудником: если он увольняется, и на его место берут другого – нужно составить акт приема-передачи;
  • при совершении сделок с покупкой (или продажей) ценностей;
  • при передачи товарно-материальных ценностей на временное или ответственное хранение

Форма документации не закреплена в законодательстве, поэтому субъекты используют собственные разработанные шаблоны. Образцы и правила по учету ТМЦ закрепляются в учетной политике.

Вне зависимости от форм и шаблонов, согласно закону «О бухгалтерском учете» любой первичный документ, в том числе акт приема-передачи ТМЦ содержит:

  • обязательные идентификационные реквизиты (название, дата составления, информация о компании);
  • информация о передаваемых ценностях (описание, величина, количество, стоимость, коды и присвоенные в учете номера);
  • информация о сотрудниках, которые передают и принимают ценности.

Работнику, который принимает и тому, кто передает, необходимо поставить собственноручную подпись.

Акт составляется в трех экземплярах. Кроме участников приема-передачи, бумага подписывается руководителем компании (или уполномоченным лицом).

При смене материально-ответственного лица, приемка-передача может осуществляться при посредничестве самой организации:

  • сменяемый МОЛ передает ТМЦ в адрес компании;
  • компания принимает на себя материальную ответственность;
  • при приеме нового сотрудника, организация передает ТМЦ по акту ему.

Акт составляется в двух экземплярах:

  • при выдаче сотруднику, который снимает с себя ответственность (при увольнении, смене должности или переходе в другой филиал);
  • при выдаче акта сотруднику, который принимает ответственность.

Документация используется для бухгалтерского учета ТМЦ.

Основная задача акта приемки-передачи ценностей на безвозмездной основе – определить полный перечень ТМЦ и факт их передачи. Зачастую такой документ прикладывается к договору дарения или пожертвования, а получателями ценностей являются различные бюджетные организации:

  • больница и различные медицинские учреждения;
  • школы, детские сады;
  • учреждения социальной направленности;
  • религиозные организации;
  • благотворительные фонды;
  • прочие субъекты.

Как и стандартный акт передачи ТМЦ, на безвозмездной основе необходимо указать в бумаге основные реквизиты:

  • информация о документе (дата подписания и составления, название акта и его номер в документообороте);
  • сведения о сторонах;
  • информация о передаваемых ценностях;
  • подписи сторон.

Если у организаций есть печати – можно поставить их в месте для печатей.

при их использовании в деятельности компании

при порче и выявлении дефектов, при которых нельзя использовать актив

при продаже товаров

при выявлении недостачи после проведения инвентаризации

Инициировать списание может специализированная комиссия или непосредственный МОЛ, который отвечает за актив. Для подтверждения процедуры используется акт списания.

Процедура инвентаризации проводится для учета сохранности ТМЦ. Руководитель самостоятельно определяет необходимость проведения инвентаризации, обычно это случаи:

  • в конце года до составления и сдачи годового баланса и отчетов;
  • при смене МОЛ;
  • при реорганизации и ликвидации фирмы;
  • при порче активов в случае ЧС;
  • при продаже, выкупе или сдачи в аренду.

По результатам ревизии составляется акт инвентаризации, который подписывают члены комиссии по инвентаризации.

Унифицированных форм нет, но есть рекомендательные образцы. Компаниям разрешается разрабатывать собственные, но многие используют разработанные формы: ИНВ 3, 4, 5 или 6 (в зависимости от ситуации).

В стандартном акте нужно прописать номер приказа на инвентаризацию, членов комиссии и перечнем или в табличном виде указать имеющиеся ТМЦ с количеством и единицами измерения. В конце – подсчитать итог и поставить подписи.

Завершающим этапом установки материальных ценностей, который закрепляет, что работы по установке проведены в полном объеме, является акт установки матценностей. Для его составления привлекается комиссия. Собственный образец акта закрепляется в учетной политике компании. Условно любой акт установки делится на три части:

  • вводная или идентифицирующая (название и номер документа, дата составления и подписания, информация о компании и членах комиссии);
  • основная. Описываются установленные активы и место установки. Если используется несколько наименований – можно оформить эту часть в виде таблицы;
  • заключительная. Это подписи членов комиссии и руководителя организации.

Как и любой акт, установка оформляется в печатном или письменном виде на простой или с фирменным обозначением бумаге.

После списания матценностей происходит их утилизация. Для этого собирается комиссия, которая оценивает и анализирует необходимость утилизации, и актом подтверждает проведение этой процедуры.

Акт утилизации составляется по установленному в компании образцу или в свободной форме, в рукописном или печатном варианте, на простой бумаге А4 или фирменном бланке. Обязательно нужно подписать документ всеми членами комиссии.

Важно! Некоторые категории матценностей необходимо утилизировать в определенном порядке, поскольку они содержат вредные вещества. Тогда утилизация проводится специализированной компанией, а перед этим с ней подписывается договор на утилизацию.

В основной части акта прописываются:

  • ценности, которые подлежат утилизации, причина дефектов и неисправностей, отсутствие целесообразности проведения ремонта;
  • по итогам прописываются, что указанные ценности утилизированы и никаких матценностей в ходе процедуры оприходовано не было.

Акт подписывается членами комиссии и, при необходимости, руководителем компании.

Унифицированная форма М-35 используется для подтверждения оприходования ценностей, которые компания получает при демонтаже и разборке зданий и сооружений. Оприходование происходит, если полученные при разборе материалы еще сгодятся для использования в дальнейшей деятельности организации.

В шапке акта прописывается информация об организации, заказчике и подрядчике, а также оценочной организации (если привлекалась).

Кстати! Акт утверждается руководителем.

Далее – ставится дата, название структурного подразделения и вид деятельности.

В таблице прописываются:

  • корреспондирующие счета;
  • информация о материальных ценностях;
  • что получено при разборе;
  • что передается подрядчику для повторных работ.

В конце бумага подписывается заказчиком и подрядчиком.

Акт о хищении является заключительным этапом процедуры проведения служебного расследования пропажи ценностей.

В документации прописывается информация о членах комиссии (их должно быть как минимум 2-3 человека), далее – указывается, что пропало и в каком количестве, рассчитывается причиненный ущерб. Ниже прописываются приложения: это объяснительная от сотрудника, приказ о проведении служебного расследования, акт инвентаризации и сверки, экономические расчеты причиненного ущерба.

Акт о хищении совместно с приложенным пакетом бумаг является доказательной базой при судебном расследовании дела.

С актом нужно обязательно знакомить подозреваемого (или вора), а также подписывать всеми членами комиссии. Акт о хищении составляется в свободной форме или по установленному в компании образцу.

{amp}gt; Материальная ответственность {amp}gt; Недостача {amp}gt; Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

Акт о недостаче: скачать образец заполнения при выявлении нехватки товара в магазине, на складе, пример при обнаружении недостачи денежных средств в кассе

На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.

Назначение документа

В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.

Функции акта о недостаче следующие:

  • Позволяет определить точную сумму убытка.
  • Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
  • Используется для составления отчетности.
  • Позволяет определить уровень работы предприятия.

Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

Что делать, если выявлена недостача при увольнении?

Скачать образец заполнения

Скачать образец типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

Скачать пример заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

Выводы

Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.

Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.

Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.

Вам также может понравиться

Источник: https://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/akt-o-nedostache.html

Admvbr7
Добавить комментарий