Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха

Содержание
  1. Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении и приказа: образцы документов
  2. Составление приказа
  3. Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера
  4. Предварительные мероприятия
  5. Шаг 1. Отмена доверенностей
  6. Шаг 2. Банк-клиент
  7. Шаг 3. Инвентаризация
  8. Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
  9. Шаг 5. Составление приказа
  10. Шаг 6. Акт приема-передачи дел
  11. Как принимать дела у главного бухгалтера
  12. Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
  13. Пошаговая инструкция передачи дел главным бухгалтером при увольнении: приказ, образец акта, срок ответственности
  14. Особенности увольнения главного бухгалтера
  15. Для чего требуется подписание акта передачи дел главным бухгалтером
  16. Пошаговая процедура
  17. и структура акта передачи дел
  18. Ответственность главного бухгалтера после увольнения
  19. Образец акта передачи дел главного бухгалтера
  20. Что нужно сделать перед подписанием акта
  21. Как правильно составить акт и что нужно в нем указать
  22. Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера
  23. Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: образец. Смена главного бухгалтера
  24. Главный бухгалтер решил уволиться
  25. Предварительные меры
  26. Первый шаг к сдаче дел
  27. Приказ передать дела: примерный образец
  28. Акт передачи дел: его реквизиты и содержание
  29. Заполнение акта: пошаговая инструкция
  30. Образец акта в готовом виде
  31. Передача электронных баз данных: главные моменты
  32. Освобождаемся от персональной ответственности
  33. Передача дел: подробно и со вкусом
  34. Акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году
  35. Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году
  36. Форма
  37. Какие сведения указываются в документе?
  38. Состояние амортизируемого имущества
  39. Сведения об учете материалов
  40. Информация о расчете работников
  41. Перечень папок по описи
  42. Список отсутствующих бумаг
  43. Как правильно заполняется акта приема-передачи дел главного бухгалтера в 2019 году?
  44. Как передать дела новому главному бухгалтеру
  45. Скачать бланк и образец акта приема-передачи дел

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении и приказа: образцы документов

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха

Шрифт A A

Заполненный образец акта передачи дел, составляющийся при увольнении главного бухгалтера, поможет составить аналогичный документ и подтвердить передачу отчетности увольняющегося сотрудника его преемнику. Прежде, чем начинать процедуру освобождения главбуха от служебных обязанностей, стоит ознакомиться с ее особенностями и тонкостями.

  • Порядок передачи дел
    • Составление приказа
    • Составление акта

Форма-образец для составления акта.

Руководству стоит продумать передачу дел еще до того момента, как ее потребуется реализовать, поскольку бухгалтерская работа не может быть остановлена.

Законодательно процесс не регламентируется, поэтому его регулирует приказ по предприятию о передаче дел, который издают в произвольной форме.

Распоряжение должно разделять ответственность увольняющегося и нового сотрудника. В теле документа указывают:

  • основание для расчета главбуха;
  • сроки, в которые необходимо проверить и передать дела;
  • состав комиссии, участвующей в проверке;
  • данные нового специалиста;
  • подписи ответственных, печать компании.

Передаваемые бумаги обязан принять новый главный бухгалтер. Крупные предприятия добавляют в штатное расписание должность заместителя главбуха. Это удобно, поскольку сотрудник может временно заменить увольняемого или выполнять его обязанности с последующим повышением.

Перед тем, как главбух будет уволен, руководитель должен провести аудит бухгалтерской деятельности в компании:

  • проверить правильность оформления финансовой отчетности;
  • осуществить инвентаризацию средств;
  • провести опись материальных ценностей.

Ревизия может быть реализована собственными силами или проведена при помощи сторонних аудиторов.

Важно! Если в процессе проверки выявлены серьезные нарушения в работе, специалисту может грозить административная или уголовная ответственность, а также необходимость материального возмещения в соответствии с законодательством.

Обдумывая, что должен передавать главный бухгалтер, подав заявление об увольнении, стоит обратить внимание на нижеперечисленные документы:

  • кассовый, балансовый отчет;
  • документы, касающиеся структурных подразделений, износа служебных автомобилей;
  • банковские выписки;
  • архивные справки, периодом давности до 5 лет;
  • печать компании, ключи от сейфа.

По окончании ревизии, составляется акт, отражающий реальное состояние документации.

Составление приказа

Приказ об освобождении от должности.

Форму приказа, равно как акта приема, устанавливает предприятие. В приказе должны содержаться нижеперечисленные пункты:

  1. Регламентные, относящиеся к любым документам предприятия – название организации, наименование приказа, дата, номер, виза руководства.
  2. Индивидуальные – перечень имен, фамилий должностных лиц, участвующих в процессе передачи дел.
  3. Дополнительные – перечень этапов, сопутствующих передаче.

Бумага составляется таким образом, чтобы регламентировать все ключевые детали процесса.

Пример документа.

При увольнении главного бухгалтера передача дел документально подтверждается  актом приема. Бланк не утвержден законодательно, поэтому бумаги составляются в свободной форме. Зачастую образец документа утверждается распоряжением по предприятию. Документ составляется с учетом основных требований, позволяющих подытожить результаты деятельности передающего, с учетом таких особенностей:

  1. Акт приема формируется после окончания учетного периода, ревизии состояния бухгалтерских отчетов, документооборота в компании.
  2. Процедура предполагает проведение инвентаризации.
  3. День передачи дел при увольнении главного бухгалтера, особенности оформления бумаг, перечень участников процедуры регламентируется распоряжением руководства, другими локальными актами предприятия.

Образцами для вышеуказанного акта могут служить документы, оформленные при смене предыдущего главбуха, бумаги, подписанные в других подразделениях предприятия.

В документе стоит отразить нижеперечисленные параметры:

  1. Общеорганизационные показатели – общее представление бухучета предприятия, координация ведения учета.
  2. Технические особенности учета – программные средства, используемые для ведения учета, организация сохранности информационных баз на предприятии, первичной информации.
  3. Специфичные нормативы, обязательные для организации.
  4. Особенности передачи доступов к учетной системе – электронные подписи, пароли, прочее.
  5. Наличие или отсутствие расхождений в учете, отчетах, с указанием причин появления, другие детали ведения учета.

Завершается оформление акта реквизитами, присущими подобным документам – подписями ответственных, датой, печатью компании.

Важно! Помимо основного документа, к акту могут быть прикреплены приложения, включающие в себя результаты ревизии, описи имущества, документов.

Если расхождения в учете обусловлены объективными уважительными причинами, к документу прикрепляются пояснительные записки ответственных лиц.

Источник: https://zarabativaem.com/akt-peredachi-del-glavnogo-buhgaltera-pri-uvolnenii-obrazets/

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия.

Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера.

В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 1. Отмена доверенностей

На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.

Скачать бланк отзыва доверенности

Скачать уведомление об отзыве доверенности

Шаг 2. Банк-клиент

Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).

Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.

Шаг 3. Инвентаризация

Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства.

Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым.

Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:

  • бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
  • учетной политики и локальных нормативных актов;
  • переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
  • бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).

Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.

Шаг 5. Составление приказа

Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.

При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:

  • новый главбух;
  • действующий заместитель увольняемого работника.

К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:

  • срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
  • период, за который сформированы документы из описи.

Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.

О порядке увольнения главного бухгалтера

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.

В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки.

Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно.

В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

  • провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
  • войти в курс дела;
  • точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/poshagovaya-instruktsiya-po-peredache-del-pri-smene-glavnogo-bukhgaltera/

Пошаговая инструкция передачи дел главным бухгалтером при увольнении: приказ, образец акта, срок ответственности

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха

Главный бухгалтер по трудовому законодательству является рядовым сотрудником, хоть и является одной из ключевых фигур на предприятии.

  Но с учетом специфики его работы, при расторжении трудового договора с главным бухгалтером следует учитывать некоторые нюансы.

Так как в руках главного бухгалтера сосредоточено немало ключевых функций в бизнесе, то при расставании с ним большое значение уделяется передаче дел.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Главный бухгалтер увольняется по нормам Трудового кодекса на общих основаниях. При этом увольнение одной из важнейших фигур в компании происходит с некоторыми особенностями.

Так, помимо Трудового кодекса отношения с главным бухгалтером рассматриваются в ФЗ-129 «О бухгалтерском учете». Окончательное решение об увольнении принимается непосредственным начальником главного бухгалтера – генеральным директором.

Испытательный срок для главных бухгалтеров может длиться вплоть до 6 месяцев (согласно ч. 5 ст. 70 ТК). В указанный период трудовой договор с работником можно расторгнуть по упрощенной схеме.  Законодательство не запрещает закрепление материальной ответственности за бухгалтером.

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером происходит по тем же  основаниям, что и с другими сотрудниками:

При увольнении по собственному желанию руководитель вправе потребовать от бухгалтера отработать 2 недели после подачи заявления. В этот период главный бухгалтер должен передать дела преемнику, а если руководитель не смог подобрать преемника, то дела передаются самому директору. П. 1 ст.

6 ФЗ-129 подтверждает, что в компании за бухгалтерский учет отвечает руководитель.

Расторгнуть договор по инициативе руководителя можно только при наличии веских оснований.

В качестве таких оснований могут выступать истечение срочного трудового договора, предоставление подложных документов при трудоустройстве, невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, нарушение положений трудового договора, несоответствие занимаемой должности, нежелание работать в измененных условиях, сокращение штата (должность главного бухгалтера на практике сокращают крайне редко) или ликвидация компании.

Также главный бухгалтер, который является материально ответственным лицом, может быть уволенным, если будет доказан факт:

Так как трудовые функции главного бухгалтера предполагают осведомленность о важнейших бизнес-процессах, то сменить его допускается при продаже компании в руки нового собственника, если тот захочет сменить имущество на ключевых постах, если бухгалтер уличен в разглашении охраняемой по закону тайны.

Для чего требуется подписание акта передачи дел главным бухгалтером

Ведение бухгалтерского учета на предприятии не должно прерываться, поэтому руководству следует заблаговременно позаботиться о том, каким образом будут передаваться дела в случае увольнения главного бухгалтера.

Обычно процедура передачи дел регламентируется приказом директора, который составляется в произвольном формате. Он служит стартом для начала данной процедуры. В приказе прописывают:

  1. Основание для передачи дел (статью увольнения).
  2. Сроки проведения проверки и передачи дел.
  3. Состав комиссии или уполномоченное за проведение проверки лицо.
  4. Личные данные принимающей стороны.
  5. Подписи сторон и печать.

Дела могут передаваться в пользу утвержденной кандидатуры нового главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера или самого руководителя.

Обычно передача дел сопровождается проведением масштабной проверки работы главного бухгалтера на своем посту. В ходе проверки анализируется комплектность финансовой документации.

В частности, как ведется учет финансов, в каком состоянии взаиморасчеты с государством и контрагентами, как выполняются обязательства перед контрагентами. Также неотъемлемым этапом проверки является инвентаризация средств и опись ценностей.

Проверка может проводиться как собственными силами, так и сторонним аудитором, которого пригласит руководство. Если по результатам проверки будут выявлены нарушения, то это не является основанием для отказа в увольнении сотрудника.

Но главного бухгалтера можно привлечь к административной или уголовной ответственности в зависимости от масштабов нарушений и потребовать от него компенсации ущерба.

Под передачей дел подразумевается:

  1. Балансовые отчеты.
  2. Кассовые отчеты.
  3. Банковские документы.
  4. Архивные сведения.
  5. Документация по структурным подразделениям.
  6. Ключи от сейфа, печать.

По результатам передачи дел составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером. Данный документ позволяет зафиксировать, в каком финансовом состоянии передается компания преемнику.

Акт передачи дел позволит преемнику получить представление о том, как велся учет на предприятии, какова его финансовая политика, не было ли злоупотреблений со стороны предшественника. По акту передается важнейшая бухгалтерская документация: квартальная и годовая отчетность, баланс, сверки расчетов с контрагентами и поставщиками, реестры задолженностей и пр.

Пошаговая процедура

Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.

Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.

Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.

Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.

Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.

Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.

Процедура передачи дел бухгалтером является весьма трудоемкой и для того, чтобы ее облегчить, работодателю следует предусмотреть в должностной инструкции обязательность передачи дел; сделать регулярными проверки отчетности (независимыми аудиторами, консультантами, экспертами и пр.); не допускать максимальной концентрации зон ответственности в одних руках и распределить отдельные учетные области между несколькими специалистами.

и структура акта передачи дел

Акт передачи дел составляется в двух экземплярах, по одному для принимающей и передающей стороны. Сроки передачи дел и подписания передаточного акта закрепляются в приказе руководителя.

В нем необходимо прописать:

  1. Дату и место подготовки документа.
  2. Наименование документа «Акт приема передачи».
  3. Наименование компании-работодателя.
  4. ФИО передающей стороны и получателя сведений.
  5. Перечень передаваемых документов с указанием количества листов и формы (копия, оригинал и пр.). Стандартный список передаваемых документов и имущества включает учетную политику, отчетность, акты выполненных работ, сверок по расчетам с поставщиками, описи, первичные документы, договоры с поставщиками и подрядчиками, пароли от Интернет-банка, наличные, коды и пр.
  6. Подписи сторон.

Все документы, которые передаются по акту, должны быть проверены и подписаны принимающей стороной. Приложением к акту являются результаты инвентаризации и проведенной проверки.

В акте также могут найти отражение следующие моменты:

  • особенности учетной политики применяемых программных и технических средств для ведения учета (какие спецпрограммы используются, какой порядок ведения баз данных, хранения первичной документации и пр.);
  • каков порядок доступа к системе учета, в том числе пароли;
  • наличие или отсутствие расхождений в учетных регистрах и пр.

Образец документа: бланк акта о передаче и приеме документов можно скачать здесь.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики в организации, ведение учета и своевременную сдачу отчетности. При уклонении от исполнения своих обязанностей бухгалтер может быть привлечен к уголовной или административной ответственности по нормам ФЗ-129.

Административная ответственность за правонарушения в части ведения учета прописана в Главе 15 КоАП.

Так, за несвоевременную сдачу отчетности, документов и иных сведений по запросу контролирующих инстанций бухгалтеру грозит штраф в размере 300-500 р.

 За грубое нарушение правил ведения бухучета (при искажении сумм исчисленных налогов или содержащихся сведений на более чем 10%) лицу может грозить штраф в размере 2000-3000 р.

Сроки давности для привлечения бухгалтера к административной ответственности составляют 1 год со дня обнаружения правонарушения.

За уклонение от уплаты налогов в крупном (свыше 500 тыс. р.) и особо крупном размере (свыше 2,5 млн. р.

) главному бухгалтеру может грозить уголовная ответственность. Согласно ст. 199 УК РФ бухгалтера могут привлечь к наказанию виде штрафа до 500 тыс. р., лишения свободы до 6 лет и права занимать определенные должности до 3 лет.

Преступление может заключаться как в совершении умышленных действий, так и бездействии руководителя бухгалтерии.

К ответственности привлекается тот бухгалтер, который совершил противоправные деяния, а не его преемник. Таким образом, главного бухгалтера могут привлечь к ответственности уже после его увольнения.

Также законодательно предусмотрена возможность привлечения главного бухгалтера к материальной ответственности уже после его увольнения. В частности, бывший работодатель вправе обязать его компенсировать реальный ущерб, причиненный в ходе исполнения трудовых обязанностей (согласно ст. 238 ТК РФ).

В качестве реального ущерба могут выступать доначисленные налоги, пени и штрафы по результатам проверки. Для того чтобы привлечь бывшего сотрудника к ответственности, указанные суммы должны быть фактически уплачены в бюджет по требованию налогового органа (согласно 246 ст. ТК ущерб возникает только при утрате имущества).

За упущенную выгоду от действий главного бухгалтера получить у него компенсацию не удастся.

Для привлечения бухгалтера к материальной ответственности необходимо, чтобы такая возможность была прописана в заключенном с ним трудовом договоре. Взыскать с бывшего работника ущерб можно только в течение года после обнаружения факта его причинения (согласно ст. 392 ТК РФ), иначе судья может не принять поступивший иск.

Так как работник уже не числится в компании, то взыскать ущерб с него допускается только в судебном порядке. Для этого бывший работодатель должен располагать доказательной базой вины сотрудника. В частности, ему необходимо предоставить трудовой договор; платежные документы, которые подтверждают размер ущерба; акты проверки контролирующих инстанций и пр.

Если трудовым договором не была предусмотрена полная материальная ответственность, то ущерб взыскивается в пределах среднемесячного заработка.

Таким образом, акт приема-передачи дел – это документ, который составляется в произвольной форме при смене главного бухгалтера.

В нормативных документах не содержится указание на обязательность этого документа, а также его содержание и структуру. Форма акта закрепляется в приказе или ином документе.

Акт оформляется только по результатам проверки, оформления отчетности, завершения текущих учетных процессов. Перед тем как оформить акт, проводится инвентаризация имущества и денежных средств.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/uvolnenie/peredaca-del.html

Образец акта передачи дел главного бухгалтера

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики.

Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

— люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;

— период времени, в течение которого будут переданы документы;

— если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;

— дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;

— порядок, сроки выполнения инвентаризации;

— порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как правильно составить акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

— книги покупок и продаж;

— журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;

— журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;

— книги выдачи доверенностей;

— кассовые книги;

— журналы регистрации путевых листов;

— журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

— дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);

— даты, наименования документов, которые передаются;

— список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);

— все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);

— расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Компания»

____________________ (Петров И.В.)

2 мая 2018 г.

Акт приема-передачи документов ООО «Компания»

г. Москва 2 мая 2018 г.

Согласно приказу от 01.04.2018 N 30 бывший главный бухгалтер передала, а действующий главный бухгалтер приняла следующие документы:

Правоустанавливающие документы (учредительные документы – устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации юридического лица в ЕГРЮЛ, свидетельства о постановке на учет, документы о регистрации контрольно-кассовой техники, лицензии – если компания осуществляет лицензируемые виды деятельности, и др.) — 1

Учетная политика организации, действовавшая в период с 2009г. по настоящее время — 1

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2гг. и I квартал 2018 г. — 4

книга (или оборотно-сальдовые ведомости), регистры бухгалтерского учета[2] за гг. и I квартал 2018 г. — 4

Налоговые регистры за 2гг. и I квартал 2018 г. — 4

Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды за 2гг. и I квартал 2018 г. — 4

Документы по работе с налоговой инспекцией (сверки, акты проверок, решения) — 1

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2гг. — 1

Инвентаризационные описи за 2гг. — 3

Книги покупок и продаж[3] за 2гг. и I квартал 2018 г. — 13

Журналы регистрации счетов-фактур[4] полученных и выданных за 2гг. и I квартал 2018 г. — 13

Документы от поставщиков — товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), полученные за 2гг. и I квартал 2018 г. — 10

Документы от покупателей — товарные накладные, акты приема-сдачи выполненных работ (услуг), выставленные за 2гг. и I квартал 2018 г.

Договоры с поставщиками и покупателями, прочими контрагентами за 2гг. и I квартал 2018 г. — 4

Источник: https://www.webohrannik.ru/sovetnik/akt/obrazets-akta-peredachi-del-glavnogo-bukhgaltera.html

Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха
Сама процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера в законе не описана и обязательной не считается. Но, это вопрос профессиональной этики и профессионализма бывшего работника.

Не менее заинтересованы в этом руководитель предприятия и новый сотрудник. Особенно, если работа предполагает материальную ответственность. Так нет опасности, что за ошибки предшественника будет наказан новый невиновный работник.

Действия руководителя при увольнении главного бухгалтера

[3]

Прежде, чем увольняемый займётся передачей дел новому главному бухгалтеру, руководитель организации готовит специальный соответствующий приказ. В нём должны быть отражены следующие сведения:

1. Кто несёт ответственность за передачу дел предприятия новому сотруднику.
2. В какой период передача должна быть закончена.
3. В нём же распределяются обязанности, если увольняемый сотрудник какое-то время будет работать вместе с новичком.
4.

Дата, к которой предыдущий сотрудник завершит все свои дела и операции.
5. Порядок проведение инвентаризации и её сроки. Это условие обязательное, если главный бухгалтер несёт полную материальную ответственность, т.е. такое условие прописано в трудовом договоре, который с ним был заключён.
6.

Порядок оформления всех необходимых при этой процедуре документов.

Акт приёма-передачи дел

Утверждённой формы этого акта нет. Его оформляют, приложив к нему опись переданных документов, или их перечень указывается в самом акте, если этот перечень небольшой.

Составляется этот документ в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых передаётся уходящему работнику.

Если увольнение главного бухгалтера проводится в филиале компании, ещё одна копия должна быть подготовлена для главного офиса.

В первую очередь при увольнении главного бухгалтера проводится инвентаризация и сверка всех документов. На основании результатов, которые были получены в процессе и составляется соответствующий акт.

Акт приёма-передачи дел должен содержать такие данные:

• Дата, когда была завершена передача дел при увольнении главного бухгалтера.• Все сотрудники и нанятые люди, которые принимали участие в передаче дел. Ведь вовлечены в этот процесс могут быть и другие работники бухгалтерии и аудиторы, которые наняты со сторонних организаций.

Их количество и полный перечень утверждается руководителем.• Документы, которые были изучены: их даты и наименования. Это только те документы, которые были на ответственности уходящего сотрудника.

Причём, новый сотрудник должен быть уверен, что получил доступ ко всем документам, за которые отвечал его предшественник за последние пять лет. • Ошибки, недочёты и нарушения, которые были в результате передачи дел. Особенно, те, которые относятся к денежному и материальному учёту.

• Расхождения, выявленные в имеющихся данных бухгалтерской и налоговой отчётности с данными компьютерной бухгалтерской программы.

Если есть такая возможность, к акту нужно приложить письменные объяснения относительно всех расхождений, написанные бывшим сотрудником. Если обязанности кассира так же выполнял бухгалтер, он должен передать новому сотруднику кроме документации деньги, ключи от кассы, бланки строгой отчётности и чеки.

Особое внимание следует уделять документам, относящимся к периоду три предшествующих года. Ведь именно за этот период можгут провести проверку работники налоговой службы.

Заверение документа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Если на место был найден новый сотрудник, акт заверяет он, его предшественник и руководитель предприятия. Следует отметить, что взять нового главного бухгалтера, если ему придётся работать с ещё не уволенным предыдущим, нельзя.

На период передачи дел его следует оформить, например, как помощника. Не заключать договора с новым сотрудником, пока не уйдёт старый – решение ошибочное. Ведь дела в этом случае, передаются постороннему в организации человеку.

При передаче дел при увольнении, когда новый работник ещё не найден, временно дела можно передать другому работнику бухгалтерии или непосредственно руководителю.

Иногда принимается решение передать дела аутсорсинговой компании. Её работник и принимает дела под роспись и на основании заключённого договора между предприятием и компанией, которая будет заниматься ведением дел в дальнейшем.

В любом случае, подпись работника, который покидает свою должность, обязательна. Если подписывать документ он отказывается, составляется акт, фиксирующий его поступок. Он должен быть подтвержден двумя свидетелями.

Приказом руководитель назначает комиссию для оценки состояния бухгалтерского учёта.

Если каких-то бумаг не хватает, составленный акт, подтверждающий их отсутствие на момент ухода предшественника, снимет ответственность с нового работника.

Следует отметить, что процедура передачи дел занятие ответственное. Поэтому спешить и её нарушать не следует. Как не следует доручать её организацию работнику, которого предстоит уволить. Это обязанность руководителя. А акт приёма передачи дел при увольнении главного бухгалтера, должен быть составлен подробный и содержать верные данные.

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорООО_______________

Пролкин Д.С. Пролкин

Источник: https://gorizontgel.ru/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-glavnogo-buhgaltera/

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: образец. Смена главного бухгалтера

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха

  • 8 Октября, 2018
  • Бухгалтерия
  • Гарфутдинова Светлана

Ни один современный глава предприятия не уволит главного бухгалтера без передачи дел, которая оформляется актом. В статье будет представлена информация про акт приема-передачи дел главного бухгалтера и образец.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

  1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
  2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
  3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта — смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Предварительные меры

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Будет логичным, если он предварительно обсудит свой уход с начальством. Возможно, даже проявит инициативу, попросив провести дополнительную аудиторскую проверку работы возглавляемой им бухгалтерской службы.

Намереваясь уволиться с работы, каждый главбух должен заранее подготовить свою бухгалтерию. И самому быть морально готовым к передаче дел новому главному бухгалтеру.

Первый шаг к сдаче дел

Все действие начинается с приказа произвести передачу дел. Информация будет исчерпывающей, если приказ конкретно и четко изложит следующее:

  1. Ссылаясь на основание, побудившее создать данный приказ, прикажет передать дела вновь принимаемому главному бухгалтеру.
  2. Установит срок для выполнения.
  3. Определит комиссию, присутствующую при передаче дел, и ее председателя.
  4. Укажет конечную дату готовности акта к утверждению.
  5. Утвердит количество экземпляров акта равной юридической силы, их принадлежность сторонам.
  6. В отдельном приложении к приказу можно разместить образец акта приема передачи дел главного бухгалтера.

Случается, когда в качестве независимого участника передачи бухгалтерии привлекается внештатный сотрудник, например, аудитор. Его нужно будет также приказом включить в комиссию. Если же это ревизор, направленный вышестоящим органом, то сделайте ссылку на уполномочившее его распоряжение.

Шеф может присутствовать по своему личному желанию, это приказом не закрепляется.

Приказ передать дела: примерный образец

Понятно, что приказ на сдачу дел затрагивает большей стороной передающего дела главбуха.

Совет: сами составьте и согласуйте проект приказа с шефом. Тем более что голову над ним особо ломать не нужно, вот вам образец в помощь.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«———»

(ООО «————»)

П Р И К А З

«—» —— 20— г. № ——

О проведении передачи дел в бухгалтерии.

В связи со сменой главного бухгалтера ООО «————»

п р и к а з ы в а ю:

  1. Главному бухгалтеру (ФИО) передать вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО) дела и документы, хранящиеся в бухгалтерии общества и архиве.
  2. Передачу дел произвести в присутствии комиссии в составе –

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии – (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность.

  1. Произвести передачу дел в срок до «__» _____ 20___ г.
  2. Акт приема-передачи дел представить мне на утверждение «__» _______ 20__ г. в трех экземплярах равной юридической силы. 1-й экземпляр – для ООО «————», 2-й экземпляр – для передающей дела (ФИО), 3-й экземпляр – для принимающей дела (ФИО)
  3. Контроль исполнения данного приказа возлагаю на (ФИО), должность.
  4. Офис-менеджеру (ФИО) довести приказ до сведения сотрудников.

Директор (подпись) (ФИО)

Акт передачи дел: его реквизиты и содержание

Как ясно из приказа, передача дел актируется. Вообще, форма акта произвольная. Поэтому существует множество образцов акта приема передачи дел главного бухгалтера, и все они имеют полное право на существование. Есть даже такие подробные, в которых деятельность компании излагается от начала до конца. Итак, из чего же обязательно должен состоять этот документ?

Правый (можно левый) верхний угол документа отводится для грифа утверждения акта главой компании. В случае, если он по каким-либо причинам отсутствует, акт может рассмотреть и утвердить его уполномоченный заместитель.

В шапке акта должны содержаться следующие реквизиты:

  1. Полное и (или) краткое наименование организации.
  2. Наименование акта. Номер (необязательно).
  3. Дата составления.
  4. Номер экземпляра акта, его принадлежность.

Далее текст акта сообщает состав комиссии, присутствующий при приеме-передаче дел, ее председателя и период, который фактически заняло это действие. Можно даже указать время начала и окончания, если посчитается, что такая подробность нужна.

Затем следует подробный и полный перечень того, что передается. Перечень для удобства и наглядности можно оформить в виде таблицы:

№/№п/пНомер делаНаименование делаПериод делаКоличество листов в деле/количество делПримечание
123456

Графы таблицы заполняются так:

  • Графа 1 — «No/No, п/п». В этой графе идет простая сквозная нумерация всех заполненных строк, начиная с номера один.
  • Графа 2 — «Номер дела». Эта графа содержит номер, который присвоен делу в соответствии с порядком ведения документооборота и архивации документов. Если номенклатура дел не велась, следует все же присвоить номера произвольно, для их идентификации.
  • Графа 3 — «Наименование дела». В графу заносится наименование дела, которое указано на его титульном листе.
  • Графа 4 — «Период дела». В этом столбце таблицы указывается период, за который в деле собраны документы.
  • Графа 5 — «Количество листов в деле/количество дел». Количество листов берется либо с последнего пронумерованного листа, либо с отметки о том, в каком количестве листы дела прошнурованы. Количество дел — это количество отдельных частей, из которых оно состоит (зачастую бухгалтерские документы, объединенные делом, превышают допустимое количество листов для прошивки и дело разбито на нескольких частей).
  • Графа 6 — «Примечание». Очень важная графа, которая требует серьезного отношения. Она служит для внесения всех существенных замечаний о состоянии и содержании дела, с которым ознакомлена и согласна принимающая сторона. В ней также указываются все недостатки, с указанием их причин, если таковые имеются.

Завершает таблицу итоговая строка.

За таблицей располагаются подписи передающей и принимающей сторон, членов комиссии, ее председателя.

Вот такой образец акта передачи дел главного бухгалтера может быть. Как говорится, ничего лишнего, коротко и ясно.

Заполнение акта: пошаговая инструкция

Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.

Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.

Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.

После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.

Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.

Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.

Образец акта в готовом виде

Для наглядного примера предлагаем образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера. Изменяйте, дополняйте его, как вам захочется. Как уже сказано, унифицированной формы нет. Старайтесь придерживаться основных требований и все будет в норме.

Экз. № 1

«Утверждаю»

__________________

Директор

ООО «—————»

(ФИО)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

бухгалтерии ООО «—————».

«____» ______ 20__ г.

В исполнение приказа № _____ от ________ 20___ г., комиссия в составе:

председатель комиссии – (ФИО), должность;

члены комиссии — (ФИО), должность; (ФИО), должность; (ФИО), должность

присутствовала при передаче дел от главного бухгалтера (ФИО) вновь принимаемому главному бухгалтеру (ФИО)

По настоящему акту передано следующее:

№/№п/пНомер делаНаименование делаКоличество листов в деле/Количество делПериод делаПримечание
123456
****Итого** / NN«__»_____ 20__ г. –»__»_____ 20__ г.**

Всего по настоящему акту передано NN (цифра NN прописью) дел за период с «__» _______ 20__ года по «__» ______ 20__ года.

Дела переданы мною лично. _________ (подпись), ФИО.

Дела приняты мною лично. __________ (подпись), ФИО.

Председатель комиссии: ____________ (подпись), ФИО.

Члены комиссии: _____________ (подпись, ФИО),

______________ (подпись, ФИО),

______________ (подпись, ФИО).

Но это еще не конец.

Передача электронных баз данных: главные моменты

Не следует забывать о том, что работа бухгалтеров давно автоматизирована. Так что, передавая бумажные дела, следует также передать базу данных бухгалтерской программы и программы электронной отчетности.

Отметим, что именно это облегчает и сокращает время проверки двух главных принципов ведения бухгалтерского учета – непрерывности и соответствия. На всякий случай напомним их суть:

  1. Принцип непрерывности – остатки на бухгалтерских счетах на конец предыдущего периода переходят в начальные остатки бухгалтерских счетов следующего периода.
  2. Принцип соответствия – данные синтетического учета соответствуют данным аналитического учета.

Для этого в бухгалтерской программе формируются регистры синтетического и аналитического учета требуемых периодов. Следом они сверяются с цифрами, содержащимися в отчетности, принятой государственными органами. И если непрерывность, соответствие и достоверность данных отчетности подтверждается, то распечатываются «сальдовки» по всем счетам на текущую дату.

Особое внимание при этом уделяется состоянию расчетов с бюджетом и сторонними организациями.

Потом распечатки сальдо подписываются всеми присутствующими лицами, и вызывается специалист программного обеспечения для дальнейшей защиты электронной информации. А подписанные распечатки прикладываются к готовому акту.

Освобождаемся от персональной ответственности

В распоряжении увольняющегося главного бухгалтера могли находиться печати, штампы, ключи и пароли доступа в системы интернет-банков и электронной отчетности, трудовые книжки и другие предметы, влекущие за собой персональную ответственность.

Право на их владение и использование в работе дается лично руководителем. Поэтому было бы более разумным сдать такое имущество ему назад под расписку. Пусть в дальнейшем сам выдаст эти вещи новому главному бухгалтеру, когда сочтет нужным.

Совет: если шеф настаивает отдать все сразу вновь принятому главному бухгалтеру, то получите его личное письменное распоряжение с подробным списком. И смело вручайте принимающей стороне, но тоже под расписку.

Передача дел: подробно и со вкусом

Итак, руководитель утвердил акт и увольнение главного бухгалтера близко. Скорей всего день, в который завершена сдача дел и утвержден акт передачи, будет последним рабочим днем увольняющегося главбуха. Напоследок дадим пошаговую инструкцию передачи дел главного бухгалтера.

  1. Личное заявление на увольнение подано и принято руководителем. Либо инициатива работодателя доведена до сведения главного бухгалтера и согласована. Стороны могут сообщить о своем решении за месяц до даты увольнения главного бухгалтера.
  2. Создан и подписан приказ о передаче дел, подобрана кандидатура на должность нового главного бухгалтера.
  3. В срок, установленный приказом, произведена передача дел. Акт утвержден.
  4. Оформлено увольнение главного бухгалтера с соблюдением требований закона.
  5. Новый главный бухгалтер приступает к выполнению своих должностных обязанностей.

Если в дальнейшем нужна помощь уволенного главного бухгалтера и есть взаимное согласие, то получите от шефа личное разрешение на это. Лучше в письменном виде.

Источник: https://fin-az.ru/426583a-akt-priema-peredachi-del-glavnogo-buhgaltera-obrazets-smena-glavnogo-buhgaltera

Акт приема передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году

Акт передачи дел главного бухгалтера при увольнении: образец, порядок приема сдачи документов при уходе главбуха

Трудоустройство главного бухгалтера ничем не отличается трудоустройства рядового гражданина. Однако при его отчислении – процедура расставания более сложная, так как объем работ, который выполняет главбух, требует тщательной передачи дел с оформлением акта приема-передачи.

Функции главбуха во многих процессах деятельности учреждения являются ключевыми.

Поэтому, разрыв взаимоотношений между главбухом и работодателем сопряжен с определенными проблемами для работодателя, связанные с соблюдением ТК РФ и ответственности за допущение ошибки при принятии дел новым должностным лицом. Новых требований к акту приема-передачи в 2019 году законодательством РФ не предусмотрено.

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера в 2019 году

Акт передачи дел при уходе главбуха с работы является документом, обеспечивающим понятие финансового состояния фирмы.

Данный документ требуется, чтобы уходящий главбух передал документально все папки с ведением финансового учета, а также чтобы была проведена инвентаризация имущества фирмы.

При передаче дел в акте надо отобразить положение со всеми видами отчетов, расчетов с персоналом учреждения, со смежными компаниями, которые сотрудничают с фирмой, своевременность налоговых платежей, балансовое положение фирмы и прочие вопросы, касающиеся актов сверок, реестров дебиторской и кредиторской задолженностей и т.д.

Приемно-передаточный акт обеспечит новому главбуху вникнуть в положение дел на фирме и ознакомит его с порядком ведения бухучета, финансовой политики, а также выяснит наличие/отсутствие злоупотреблений. После ухода главбуха и получения им расчета, сложно будет объяснять недостачу финансовых средств.

(: “Как оформить передачу дел главным бухгалтером”)

Форма

Законодательством РФ не предусмотрена унифицированная форма приемно-передаточного акта при уходе главбуха, поэтому такой бланк заполняется в свободном виде. Особенных требований в 2019 году к его заполнению в законодательных актах РФ нет.

Чаще всего форма данного бланка разрабатывается внутриведомственными положениями, закрепленными в распоряжении начальника или другим локальным документом, где отображаются необходимые положения. К ним можно отнести:

  1. Приемно-передаточный акт при замене главбуха составляется только после обеспечения текущих операций по учету, проверке отчетности и финансового положения фирмы (возможно привлечение независимых ревизоров).
  2. До заполнения бланка осуществляется инвентаризация материальных, финансовых средств (проверка кассы и текущего счета) и прочих балансовых статей фирмы. Обеспечивается сверка расчетов с налоговой службой и внебюджетными структурами (ПФР, ФСС).
  3. Сроки приема-передачи дел и заполнения акта, а также члены созданной комиссии отображаются, как правило, в распоряжении начальника учреждения.

Какие сведения указываются в документе?

Сдача дел при разрыве трудового соглашения с главбухом выполняется на основании распоряжения начальника учреждения. В приказе отображаются члены комиссии, обеспечивающие инвентаризацию имущественных и финансовых ресурсов фирмы и время, на протяжении которого необходимо провести передачу, с предоставлением подписанного акта.

В данном бланке обязаны быть отображены следующие пункты:

  1. Общеорганизационные (сведения об учетной политике, с отображением общего положения бухучета в учреждении).
  2. Отображение технических операций по учету (использование ПО, утвержденные в учреждении правила сохранности сведений в электронном и бумажном виде и др.).
  3. Отображение специализированных норм, использование которых для учреждения является непременным.
  4. Правила входа в систему учета (пароли, электронные ключи и пр.).
  5. Наличие/отсутствие несоответствия в отчетных материалах с отображением первопричин их появления, а также прочие моменты учетных операций.
  6. Передача атрибутов, которые находятся на сохранении у главбуха (штампы, печати, ключи от сейфов и прочие артефакты).
  7. Общие сведения по оформлению документа (подписи должностных работников, дата заполнения бланка и пр.).

К составленному приемно-передаточному акту прикрепляются материалы по результатам инвентаризации, список документов и прочих бумаг, подлежащих передаче.

Кроме этого, в акте требуется отобразить найденные при передаче дел несоответствия по отчетам, а также особые мнения (если одна из сторон не соглашается с отображенными в документе данными).

При передаче дел требуется проверять позиции, отображенные ниже.

Состояние амортизируемого имущества

Осуществляя проверку остаточной балансовой оценки предприятия, требуется убедиться в правильности амортизационных начислений на основные фонды (помещения, оборудование и прочие необоротные средства).

Здесь требуется проверить правильность применения амортизационных норм на основные фонды (согласно настоящего законодательства), для чего обеспечивают сверку остатков по учетным счетам на начало проверяемого периода времени с остатками на конец предыдущего отрезка времени.

Необходимо также осуществить проверку переоценки балансовых остатков, грамотность и обоснованность выполнения данной операции.

Сведения об учете материалов

Все материальные средства, полученные учреждением, обязаны приходоваться вначале на складе, а затем выписываться материально-ответственному работнику.

Должно осуществляется ежемесячное списание материальных ценностей согласно актов проведенных работ, с выведением остатков.

При проверке документальных остатков материалов, находившихся в подотчете материально ответственных лиц и на складе, аудитор должен убедится в их наличии.

На крупной фирме, для получения общего видения ситуации по учету в учреждении, проверку учета материальных ценностей можно осуществить выборочно. Остатки имущества на отчетную дату являются начальной точкой для проведения проверки следующего периода движения активов.

Примечание. Присутствие отчетности о движении имущественных ценностей окажет помощь в оценке положения дел в бухгалтерском учете.

Информация о расчете работников

При проверке расчетов с персоналом фирмы нужно убедиться в наличии/отсутствии долгов по зарплате. Это свидетельствует о платежеспособности учреждения и отображается в ежемесячной отчетности бухгалтерии.

Для проверки правильности начисления зарплаты можно взять некоторые фамилии подчиненных и проследить по зарплатным ведомостям начисление, удержание налогов и других платежей, а также фактическую выдачу средств.

Наличие автоматизированного «ПО» по начислению оплаты труда сводит к минимуму возможные злоупотребления, однако, при передаче дел, нового главбуха прежде всего интересует – имеются ли долги по зарплате.

Комиссия должна увидеть отчеты за весь промежуток проверки, которые обязаны быть аккуратно сложены в хронологическом порядке, с наличием надписи на папках, что говорит грамотной сохранности бухгалтерской документации. При нехватке места в бухгалтерии для документов, допускается их складирование в специальном помещении учреждения на протяжении 5-ти лет.

Документы, которые находятся более 5 лет, обязаны быть отосланы в архив, с подтверждением 2-го экземпляра бланка передачи. Все это обязано быть отображено в приемно-передаточном бланке.

Перечень папок по описи

Первичные материалы бухгалтерии требуется передать путем составления списка, который прилагается к акту приема-передачи дел. При огромном документообороте заполняется список папок с материалами определенного назначения за месяц – например, расходные документы, или счета для перечисления и т.д.

Просмотр счетов возможен выборочным путем, с выводом остатков и сверкой их с результатами, отображенными в отчетности на предыдущую отчетную дату. Это необходимо сделать, чтобы новый главбух начал свою деятельность, с привязки к полученным остаткам, как к начальной точке.

Примечание. При ведении учета по структурным отделам – например, по филиалам подобных папок с одинаковыми названиями может быть множество, поэтому в списке указывается их количество.

Список отсутствующих бумаг

При проверке папок месяц за месяцем, осуществляется сверка наличия материалов с включенным сводным списком. При обнаружении недостающих документов составляется список. Уходящий бухгалтер обязан найти отсутствующий документ, в крайнем случае предоставить копию.

Те же материалы, которые отсутствуют, заносятся в список. Это необходимо новому главбуху для подстраховки себя при аудиторской проверке. Данный список также прикрепляется к акту приема-передачи.

Как правильно заполняется акта приема-передачи дел главного бухгалтера в 2019 году?

Как говорилось ранее, акт не имеет стандартного шаблона и оформляется в свободном стиле или согласно самостоятельно разработанному документу в учреждении.

Бланк акта обязан отображать максимум информации:

  • Вверху бланка по центру строки отображается наименование фирмы, ИНН, регистрационный адрес.
  • Опустившись на строку, слева требуется разместить подпись начальника, утверждающего акт, с отображением слова «Утверждаю», названия должности, названия компании, оставлением места для подписи, Ф.И.О. и даты утверждения.
  • Далее по центру строки заполняется наименование документа.
  • В следующей строке отображается населенный пункт и дата заполнения документа.
  • В содержательном разделе заполняется ссылка на приказ, согласно которого создана комиссия по передаче дел и заполняется данный бланк: «Согласно приказу …»
  • Затем размещается таблица, в которую заполняют все сведения по передачи документации. Обычно, такая таблица содержит 4 колонки, в которых отображается:
  1. Порядковый номер.
  2. Название папки.
  3. Число папок.
  4. Примечание.
  • При перечислении переданных документов, как правило, отображается период проверки и перечисляется список отображающий:

– Учетную политику.

– Бухгалтерскую отчетность.

– Отчетность по налогам.

– Фондовые начисления.

– Акты осуществляемой деятельности и услуг.

– Акты сверок расчетов с организациями.

– Результаты инвентаризации.

– Первичные материалы по учету.

– Контракты с организациями.

  • Под таблицей перечисляются сведения о передаче наличных финансов, печати, ключей от сейфов, чековых книжечек, шифров для входа в ПО «клиент-банк» и т.д. При обнаружении в отчетах несоответствия, они записываются, с отображением периода, когда это было сделано, и названия документа. Затем дописывают список приложенных материалов к акту.
  • Учетное состояние кассовых операций проверяют путем ревизии наличных средств в кассе фирмы.
  • Расчетные операции по безналичным операциям проверяются путем сверки с банком, а также налоговыми структурами, проверив бумажные распечатки с отчетами в ПО 1С.
  • Завершение заполнения бланка осуществляется подписями членов комиссии и подписями сторон о сдаче и принятии дел, с расшифровкой Ф.И.О.

Примечание. Если закупки осуществлялись за наличные деньги подотчетными лицами, то обязаны быть прикреплены чеки, квитанции и прочие платежные поручения, а денежные операции обязаны быть отображены в кассе и на балансовом счете №71.

Как передать дела новому главному бухгалтеру

Акт передачи дел обеспечит старому главбуху спокойно покинуть фирму, не переживая о дальнейшей судьбе фирмы. Ответы, на появляющиеся в ходе деятельности нового главбуха вопросы, можно будет увидеть в приемно-передаточном документе.

При намерении главбуха покинуть фирму, руководству необходимо разработать план передачи обязанностей, так как деятельность бухгалтерии прерываться не имеет права. Законодательными нормами не регламентированы правила передачи дел, поэтому приказ начальника издается в свободном стиле, согласно правил составления подобных распоряжений.

В распоряжении надо предусмотреть разделение ответственности старого и вступающего к работе бухгалтера и отобразить:

  1. Причину передачи дел (статью отчисления).
  2. Время проведения передачи документов.
  3. Состав комиссии, выполняющую проверку.
  4. Сведения о принимающем лице.
  5. Подписи участников приема-передачи, печать фирмы.

Дела обязан принять новый главбух, принятый на работу работодателем. В больших компаниях по штатному расписанию имеется должность заместителя, который может в такой ситуации принять дела, если новый специалист не принят на работу. Впоследствии, приказом руководства, он может быть переведен на должность главбуха.

Для передачи дел назначается комиссия, которая обеспечивает проведение инвентаризации на фирме.

При осуществлении данной операции проверяется:

  • Учет финансов, кассовой наличности.
  • Государственные платежи.
  • Выполнение обязательств перед организациями.
  • Итоги инвентаризации

Проверка может осуществляться силами фирмы или путем приглашения внешнего аудитора. При выявлении со стороны главбуха правонарушений, он подлежит административному наказанию вплоть до уголовного, согласно законодательству РФ.

Передаче подлежит бухгалтерская документация, за которую отвечает главбух:

  1. Балансовая и кассовая отчетность.
  2. Материалы структурных отделов.
  3. Банковские документы.
  4. Архивные материалы с временем хранения до 5 лет.
  5. Ключи от сейфа и остальные хранящиеся атрибуты.

Все атрибуты по передаче заносятся в приемно-передаточный бланк, с подписями сторон.

Скачать бланк и образец акта приема-передачи дел

Источник: https://uvolnenie.net/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-glavnogo-buhgaltera/

Admvbr7
Добавить комментарий