Журнал учета рабочего времени сотрудников: образец заполнения, скачать бланк в excel, как заполнять графы и строки учетной формы?

Содержание
  1. Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году
  2. Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен
  3. Может ли ООО или ИП работать без табеля учета
  4. Как учитывается рабочее время сотрудника
  5. Принципы ведения табеля
  6. Правомерно ли применять электронные системы контроля?
  7. Как часто и кто заполняет табель
  8. Заполнение табеля учета рабочего времени
  9. Как заполняется табель по форме Т-13
  10. Основные коды для заполнения табеля
  11. Как заполнить табель в конкретных ситуациях
  12. Сотрудник не появляется на рабочем месте
  13. Праздничные дни выпали на время отпуска
  14. Сотрудник заболел во время отпуска
  15. Командировка выпала на выходные
  16. Табель учета рабочего времени в excel
  17. Построение табеля учета рабочего времени в excel
  18. Ведение табеля учета рабочего времени в excel
  19. Послесловие
  20. Как сделать таблицу дежурств в excel?
  21. Что такое график работы
  22. В чем отличия от табеля учета рабочего времени
  23. Зачем нужен график работы
  24. Кто заполняет
  25. Есть ли обязательный бланк
  26. Порядок заполнения
  27. Где и сколько хранится
  28. Учет рабочего времени сотрудников
  29. Что относится к рабочему времени?
  30. Кто может претендовать на неполный рабочий день?
  31. Как ведётся система учёта рабочего времени сотрудников?
  32. Как выглядит таблица учёта рабочего времени сотрудников?
  33. Образец журнала (табель) учета рабочего времени сотрудников в 2020 году — скачать excel, бланк, заполнение, во вредных условиях труда
  34. Что это такое
  35. Обязательно ли
  36. Форма журнала
  37. Приказ
  38. Кто оформляет
  39. Как заполнить журнал, образец
  40. Особенности для вредных условий труда
  41. по теме:

Табель учета рабочего времени: порядок и образец составления в 2018 году

Журнал учета рабочего времени сотрудников: образец заполнения, скачать бланк в excel, как заполнять графы и строки учетной формы?

Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

  • вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
  • его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

  • отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
  • контроль персонала;
  • адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
  • доказательство при соответствующих трудовых спорах;
  • расчет переработки;
  • основание правомерности увольнения вследствие прогула;
  • налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
  • основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

  • дневное;
  • ночное;
  • в выходные и праздничные дни;
  • сверхурочное;
  • вахта;
  • командировка;
  • повышение квалификации вне производства;
  • оплачиваемые отпуска;
  • больничные;
  • вынужденный прогул;
  • забастовка;
  • простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

  1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
  2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
  3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
  4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
  5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
  6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

  • предъявление электронных пропусков-карточек;
  • считывание отпечатков пальцев;
  • сканирование сетчатки глаза;
  • видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

  • отдела кадров;
  • бухгалтерии;
  • начальник структурного подразделения;
  • директор;
  • любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

  • форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
  • форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

  • полное наименование фирмы;
  • код по ОКПО;
  • название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Далее начинается заполнение каждой графы.

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

  • графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
  • графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
  • 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту.

Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

  • графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
  • графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
  • графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
  • графа 7 содержит шифр оплаты труда;
  • графа 8 – код бухгалтерского учета;
  • графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
  • графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
  • графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

Вид рабочего времениОбозначение с помощью буквыКодирование цифрой
1Присутствие по стандартному графикуЯ01
2Работа в неурочное времяН02
3Занятость в выходные и праздничные дниРП03
4СверхурочныеC05
5Пребывание в командировкеК06
6Ежегодный отпускОТ09
7Дополнительный отпускОД10
8Учебный отпускУ11
9Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производстваУВ12
10Учебный административный отпускУД13
11Больничный по беременности и родам (декретный отпуск)Р14
12Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х летОЖ15
13Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальстваДО16
14Административный отпуск, предусмотренный законодательноОЗ17
15Оплачиваемая временная нетрудоспособностьБ19
16Нетрудоспособность, не подлежащая оплатеТ20
17Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудниковЛЧ21
18Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностейГ23
19ПрогулПР24
20«Короткий» рабочий день, объявленный работодателемНС25
21Выходные дниВ26
22Отсутствие по неустановленной причинеНН30
23Простой по вине компанииРП31
24Простой по вине работникаВП33

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Внимание! После того, как работник дал знать о себе и написал объяснительную записку, в которой значатся причины пропуска, отметка сменится на соответствующую. Если объяснения признаны неудовлетворительными или не были предоставлены, в табеле отмечается прогул. За что сотрудник может быть уволен за прогул.

Праздничные дни выпали на время отпуска

Если у отпускника в период его отдыха выпали дни, которые у других сотрудников были нерабочими по причине праздников, табельщик ставит в соответствующих ячейках букву В («Выходной»). Эти дни не входят в счет отпускного времени. Обычные выходные (не праздничные) помечаются буквами ОТ («Отпуск»), поскольку их учитывают в количестве дней отпуска.

Сотрудник заболел во время отпуска

Трудовой Кодекс разрешает продлять отпуск на время вынужденной нетрудоспособности, либо переносить эти дни на другое время. Вот почему важно точно внести обозначения в табеле, сколько дней на отдыхе сотрудник проболел. Естественно, болезнь должна быть документально оформлена листком.

Табельщик считает, сколько дней сотрудник отдыхал здоровым, и отмечает их кодом ОТ («Отпуск»). Затем даты, на которые выдавался больничный лист, соответственно, помечаются «Б». Если отпуск после болезни продолжался, эти дни опять отмечаются «ОТ», как и время, на которое он был продлен или перенесен в компенсацию больничного.

Командировка выпала на выходные

Если сотрудник вынужден провести выходные дни в служебной командировке, это создает трудности в табелировании. Даты вынужденного труда в отъезде, выпавшие на выходные, при заполнении табеля обозначают не буквой В («Выходной»), а кодом К («Командировка»), независимо от того, был ли занят в этот день командированный или же отдыхал.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Табель учета рабочего времени в excel

Журнал учета рабочего времени сотрудников: образец заполнения, скачать бланк в excel, как заполнять графы и строки учетной формы?

Скачать табель учета рабочего времени в excel.

24.11.2018 табель был обновлен до версии 2.0 с учетом всех Ваших пожеланий и замечаний. Скачивайте, пользуйтесь, оставляйте свои комментарии под статьей.

Здравствуйте, дорогие друзья!

Сегодня я представлю Вашему вниманию свой вариант реализации одной из насущных проблем – табель учета рабочего времени в excel. В данной статье Вы найдете описание основных концепций построения табеля, инструкцию по его ведению, а также сможете скачать программу с помощью ссылок в начале и в конце статьи. Скачивайте, пользуйтесь, автоматизируйте свой ручной труд =).

Построение табеля учета рабочего времени в excel

Скачав и открыв табель, Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (Рисунок 1).

Начиная со второй строки, необходимо заполнить список сотрудников, по которым Вы будете вести табель. Укажите уникальный номер сотрудника, ФИО, должность(не обязательно), норму рабочего дня в часах(не обязательно).

Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок сотрудников в течении месяца, если Вы не заполнили это поле вначале, его можно будет отредактировать в построенном табеле.

В ячейках «F2» и «F3» с помощью выпадающего списка выберите год и месяц для построения. Выпадающий список появляется при выборе ячейки.

После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год (Рисунок 2).

Табель учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

  1. Легенда таблицы – строка 1, в которой указан месяц и год построения, а также условные обозначения табеля.
  2. Список сотрудников (колонка «А»), заполненный нами на листе «Настройки».
  3. Шапка таблицы с проставленными числами и днями недели, выходные дни (Сб и Вс) для наглядности выделены светло-зеленым цветом.
  4. Область управления, в которой проставляются условные обозначения.
  5.  Расчетные столбцы – столбцы формул для учета основных показателей.

Ведение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени необходимо вести используя стандартные условные обозначения:

  • Рабочий день отмечается цифрой от 1 до 24, которая обозначает количество часов, отработанных сотрудником за день. Отмеченный день автоматически подкрашивается светло-синим цветом с помощью правил условного форматирования.
  • День отпуска отмечается сокращением оп. Автоматически подкрашивается светло-розовым цветом.
  • Праздничный день отмечается сокращением пр. Автоматически подкрашивается салатовым цветом.
  • Прогул отмечается обозначением пг. Автоматически подкрашивается серым цветом.
  • Отгул обозначается сокращением ог. Автоматически подкрашивается бледно-оранжевым цветом.
  • Отпуск без содержания обозначается сокращением обс. Автоматически подкрашивается сиреневым цветом.
  • Учебный отпуск обозначается буквой у. Обозначение подкрашивается желтым цветом.
  • Командировка обозначается буквой к. Подкрашивается зеленым цветом.
  • Больничный отмечается маленькой буквой б. Автоматически подкрашивается светло-желтым цветом.

Пример заполненного табеля учета рабочего времени в excel можно увидеть на Рисунке 3 ниже:

Формульный блок расчетных показателей (столбцы «AG:AJ») добавлен для удобства подведения месячных итогов. Данный блок состоит из четырех столбцов:

  1. Рабочих дней – количество дней, отработанных сотрудником за отчетный месяц (количество синих ячеек).
  2. Рабочих часов – количество часов, отработанных сотрудником в отчетном месяце (сумма значений синих ячеек).
  3. Дней отпуска – количество дней отпуска, использованных сотрудником за отчетный месяц (количество ячеек с обозначением оп).
  4. Дней больнич.– количество дней, которые сотрудник провел на больничном (количество ячеек с обозначением б).
  5. Перераб. часов — кол-о часов переработки. Считает часы, которые превышают норму дневной выработки, указанной в столбце «раб. день (ч.)»
  6. Недораб. часов — кол-о часов, которых не достает до нормы дневной выработки. Пример расчета: норма 8ч, стоит 6ч, недоработка — 2ч; норма 8ч, стоит 12ч, переработка — 4ч; норма 8ч, стоит 1й день 6ч, 2й день 10ч, переработка — 0ч, недоработка — 0ч.
  7. Отгулов — количество дней,в которые сотрудник брал отгулы (количество ячеек ог).
  8. Празд. дней — кол-о праздничных дней в месяце. Праздничные дни отмечаются сокращением пр.
  9. Прогулов дней — кол-о прогулов, отмечается сокращением пг.
  10. Отп. без содержан. — кол-о дней, которые сотрудник провел в отпуске без содержания. Обозначение — обс.
  11. Учебного отпуска — кол-о дней учебного отпуска, обозначение у.
  12. Дней командир. — кол-о дней, которые сотрудник провел в командировке. Обозначение к.

Послесловие

Источник: http://excellab.ru/tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-excel/

Как сделать таблицу дежурств в excel?

Журнал учета рабочего времени сотрудников: образец заполнения, скачать бланк в excel, как заполнять графы и строки учетной формы?

Статья будет полезна руководителям больших организаций и подразделений, в которых трудится много людей. Образец графика работы (скачать в Excel готовый пример можно ниже) поможет спланировать бесперебойную работу сотрудников и избежать ситуаций, когда все по какой-то причине отсутствуют и работать некому.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено, что у работника может быть нормированное или ненормированное рабочее время. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника. На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности. Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Сотруднику устанавливается определенное расписание труда, например, он два дня работает, потом два дня отдыхает. Те два дня, что он отдыхает, на его месте другой работник. В таких обстоятельствах режим квалифицируется как сменный и требует составления определенного режима работ. Для этого и нужен образец графика работы сотрудников на месяц.

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст.

91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю.

На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. Скачать шаблон Excel графика работы можно чуть ниже.

В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре эти особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

  • упорядочения времени труда сотрудников;
  • для расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
  • для расчета среднего заработка;
  • для вычисления пособий;
  • при определении страхового стажа работника;
  • во избежание ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (помимо табелей учета рабочего времени, он тоже может быть документом, на основании которого рассчитывается заработная плата и другие выплаты);
  • для выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с ним под подпись за один месяц до его ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт за подписью двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Кто заполняет

Образец графика выхода на работу сотрудников на следующий месяц составляет руководитель или ответственное за составление подобного документа лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике обычно этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание должен составлять руководитель структурного подразделения.

После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения. Для простоты можно образец графика работы скачать в exel и использовать в качестве шаблона.

Есть ли обязательный бланк

Ввиду отсутствия установленной унифицированной формы каждый работодатель может самостоятельно разработать собственный бланк документа. Можете воспользоваться для этого нашим образцом.

В нем обязательно указывают полный список работников с указанием их должностей. После фамилий отмечают дни, в которые конкретный человек должен будет выйти на работу.

Разработать документ желательно таким образом, чтобы в результате не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени, а также обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы.

Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Образец таблицы графика работы на месяц, пустая форма, заполняется с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. В нем указывают начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.

Продолжительность дня регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени. Также может быть предусмотрена сокращенная продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 Т РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Где и сколько хранится

Источник: https://t-tservice.ru/excel/kak-sdelat-tablitsu-dezhurstv-v-excel.html

Учет рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников: образец заполнения, скачать бланк в excel, как заполнять графы и строки учетной формы?

Организацию трудовой деятельности на предприятии невозможно представить без учёта рабочего времени всех нанятых сотрудников.

Грамотное ведение данного учёта позволяет поддерживать трудовую дисциплину на соответствующем уровне и платить работнику за реально выполненные задачи.

Что относится к рабочему времени?

Промежуток дня, в течение которого гражданин находится на рабочем месте и выполняет свои служебные обязанности, относится к трудовому (иначе рабочему) времени. Сотрудник обязан выполнять условия дисциплины, установленные трудовым законодательством и внутренними актами компании.

Учёт отработанного лицом времени ведётся в следующих целях:

  • для фиксации прогулов;
  • для определения времени простоя, отпускных и больничных;
  • для регистрации времени прихода лица на работу и его ухода с трудового места;
  • для осуществления контроля за выполнением служебных обязанностей персоналом организации и соблюдением норм внутреннего распорядка;
  • для выявления опозданий.

Стоит отметить, что на территории Российской Федерации прогулом считается отсутствие лица на рабочем месте в течение 4 часов и более без наличия уважительных оснований.

Однако на практике всё не так просто. Некоторые категории лиц могут рассчитывать на предоставление им сокращённого трудового времени или неполного рабочего дня.

Кто может претендовать на неполный рабочий день?

Перечисленные ниже граждане вправе обратиться к руководству организации, в которой они трудоустроены официально, и запросить уменьшения продолжительности трудового дня:

  • беременные сотрудницы;
  • персонал, имеющий несовершеннолетнего ребёнка, не достигшего четырнадцати лет;
  • работники, вынужденные ухаживать за больным родственником;
  • персонал, имеющий детей с группой инвалидности, не достигших совершеннолетия.

Претендовать не уменьшение продолжительности рабочей недели вправе все перечисленные выше граждане. Отказ руководителя воспринимается как нарушение норм трудового законодательства.

Кроме этого, уменьшить трудовой период способны и иные лица, если руководство предприятия или ИП, у которого трудоустроен гражданин, не возражают против этого.

Отдельные категории сотрудников также могут уменьшить свою трудовую неделю:

  • до 24 часов (если работник не достиг шестнадцатилетнего возраста);
  • до 35 часов (для сотрудников в возрасте от 16 до 18 лет);
  • до 35 часов (при найме работника с первой или второй группой инвалидности);
  • до 36 часов (если гражданин работает в опасных условиях, наносящих вред его здоровью).

Сокращение времени работы сотрудника может быть осуществлено не только по запросу трудоустроенного гражданина, но и по инициативе руководства.

Как ведётся система учёта рабочего времени сотрудников?

Для регистрации времени прихода и ухода каждого работника ведётся соответствующий документ, известный как журнал учёта рабочего времени сотрудников.

Время, фактически отработанное лицом, должно быть занесено в данный документ. Кто должен быть ответственен за осуществление учёта, решает руководство предприятия.

Ответственное лицо назначается приказом директора организации. Условие о ведении журнала может быть изначально прописано в трудовом договоре, заключаемом с сотрудником.

Отчётность допускается составлять как на бумажном носителе, так и в электронном варианте. Ознакомиться с образцом типового журнала учёта рабочего времени сотрудников можно на сайте.

В журнале указываются следующие данные:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО работника;
  • дата внесения записи;
  • время появления сотрудника на рабочем месте;
  • время ухода лица в связи с окончанием работ;
  • место отбытия работника (если причина ухода связана с выполнением служебных обязанностей);
  • подпись уполномоченного на заполнение документа лица.

Ведение записей в журнале осуществляется одним из трёх способов.

  • Первый является традиционным и подразумевает ежедневный учёт. Подобный вариант ведения отчётности используется, если рабочий день сотрудника нормирован (то есть время работы ежедневно не изменяется).
  • Второй вариант – еженедельный. Он применяется в случае, если гражданин в течение недели отрабатывает определённый промежуток времени, зафиксированный трудовым договором. Иными словами, еженедельный учёт используется, если сотрудник работает не каждый день.
  • Последний способ ведения отчётности – суммарный. Он подразумевает наличие у гражданина гибкого рабочего графика. Данным вариантом пользуются предприятия, специализирующиеся на выполнении специфических видов работ.

На основании данных из журнала заполняется табель учёта рабочего времени сотрудников, о котором пойдёт речь ниже.

Как выглядит таблица учёта рабочего времени сотрудников?

Вся информация о неявках и фактически отработанном времени из журнала вносится в соответствующую таблицу (иначе график) учёта. Его заполнение может осуществляться от руки уполномоченным должностным лицом или с помощью специальных программ, функционирующих в автоматическом режиме.

Выделяют 2 формы бланка данного документа:

  • Т-12 (применяется при заполнении таблицы от руки);
  • Т-13 (используется в организациях с автоматизированной системой ведения отчётности).

Табель ведётся по всему предприятию или по каждому отдельному подразделению организации. Данные вносятся ежедневно, по итогам недели или месяца. Документ оформляется в единичном экземпляре, а после заполнения предоставляется в бухгалтерию. Обе формы бланка имеют практически идентичные сведения.

В табеле указываются следующие данные:

  • наименование предприятия;
  • номер документа;
  • дата внесения записей;
  • отчётный период;
  • порядковый номер сотрудника;
  • персональные данные работника (его ФИО, занимаемая должность);
  • сведения о прогуле или неявке гражданина на работу;
  • количество отработанных лицом часов и дней;
  • данные, необходимые для начисления соответствующей зарплаты;
  • причины пропуска работы;
  • количество нерабочих дней в отчётном периоде (выходных, праздников).

Вторую часть табеля, касающегося расчёта с персоналом, должна заполнять бухгалтерия. В документе ставятся подписи лица, уполномоченного на оформление таблицы, бухгалтера, кадровика, руководителя подразделения фирмы или директора предприятия.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

+7 (499) 350-80-69 (Москва)

+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источник: https://urmozg.ru/trudovoe-pravo/uchyot-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Образец журнала (табель) учета рабочего времени сотрудников в 2020 году — скачать excel, бланк, заполнение, во вредных условиях труда

Журнал учета рабочего времени сотрудников: образец заполнения, скачать бланк в excel, как заполнять графы и строки учетной формы?

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

  • данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
  • информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
  • информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
  • отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

  • предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
  • выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

  • полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
  • даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
  • данные ответственного лица;
  • количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Скачать excel бланк можно скачать здесь.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

  • Ф.И.О.;
  • подразделение, должность;
  • время прихода на работу, подписи работника и контролера;
  • время ухода с работы, подписи работника и контролера;
  • комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
  • служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Приказ

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Форма журнала может быть утверждена как вместе с обязанностями по его заполнению, так и отдельным документом.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

Обеспечивать ведение книги учёта может сотрудник, постоянно присутствующий на входе в организацию (вахтёр, охранник, секретарь и т.п.).

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Постоянный контроль и выборочную проверку данных, заносимых в журнал, должен проводить ответственный сотрудник отдела кадров лично или, при наличии системы электронного контроля, по данным о проходе с использованием электронного пропуска.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Если учет обязателен на основании правил трудового распорядка организации, она доводится до персонала при приеме на работу путем ознакомления с правилами ВТР.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

Столбцы (1) и (2) заполняет ответственный за ведение журнала сотрудник (представитель кадровой службы или секретарь). Столбцы (3) – (7) заполняет работник. Личной подписью необходимо подтверждать как время прихода, так и время ухода с работы.

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

При принятии решения о сроке хранения журнала следует ориентироваться на сроки давности по трудовым спорам и период хранения архивов первичной документации. Минкультом в 2010 году утверждены сроки хранения архивных документов. Согласно этому документу табели и журналы учета должны храниться 5 лет.

При обнаружении ошибки в журнале рекомендуется зачеркнуть ошибочные сведения одной чертой и внести корректные данные. Исправление должно быть заверено подписью сотрудника/его руководителя  и контролера.

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

  • перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
  • тип работ с такими условиями;
  • длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса  может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Законодательно определен специальный срок хранения первичной документации по учету времени работы на вредных производствах – он составляет 75 лет и для табеля, и для журнала. Для таких предприятий целесообразно заключение договора со специализированным архивным учреждением.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-zhurnala-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Admvbr7
Добавить комментарий