Журнал выдачи журналов по охране труда: скачать образец, обязательно ли вести, как проводится учет и регистрация – правила заполнения

Как грамотно заполнить журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников – образец для скачивания

Журнал выдачи журналов по охране труда: скачать образец, обязательно ли вести, как проводится учет и регистрация – правила заполнения

Для того, чтобы уменьшить количество несчастных случаев и травматизма на производстве работники должны ознакомиться с инструкцией по охране труда.

Для того, чтобы в организации велся учет выдачи таких инструкций ведется два вида  специальных журналов.

Один из них — журнал учета инструкций по охране труда.

к оглавлению ↑

Для чего нужен?

Основное предназначение журнала учета инструкций по охране труда — отражение в реестрах отдела кадров определенных данных об выдаваемых сотрудникам инструкциях.

Наличие этого документа на предприятии является одной из основ, защищающих права  сотрудников предприятия.

Кроме этого такой журнал требуется:

  • Как подтверждение соблюдения законодательных норм по охране труда, поскольку условия охраны труда предусмотрены Трудовым Кодексом РФ.
  • Для предоставления контролирующим организациям в случае осуществления проверок.
  • Если на производстве произошел несчастный случай, журнал требуется при расследовании. Он становится подтверждением того, что сотрудник получил на руки все необходимые инструкции по охране труда и имел возможность в нужный срок пройти переподготовку.

Также наличие такого учета поможет определиться с профессиональным заболеванием для тех работников, чья профессиональная деятельность связана с опасным и вредным для здоровья условиями.

Кроме этого, сотрудника, который отказывается в установленный срок проходить необходимый инструктаж, могут вполне законно отстранить от выполняемых обязанностей.

Для подтверждения своей правоты в таком случае руководителю придется в любом случае предоставить контролирующим органам журнал учета инструкций по охране труда.

к оглавлению ↑

Какую форму для учета следует применять?

Есть несколько основных правил, которые указывают, как необходимо вести и хранить журнал учета выдачи инструкций:

  • Журнал должен быть прошит и все страницы пронумерованы.
  • Нельзя пропускать строки при заполнении документа.
  • Храниться журнал у ответственного лица, которое назначается руководителем.
  • Обязательно наличие пломбы с печатью и подписью руководителя.

Самой по себе строгой формы ведения и заполнения не существует.

Но в обязательном порядке на титульном листе должна присутствовать следующая информация:

  • Название организации.
  • Дата начала записей.
  • Дата последней записи.

После окончания ведения журнала его не уничтожают, а списывают в архив, где он хранится в течение 5 лет. Только после пяти лет хранения в архиве документ подлежит ликвидации.

Что касается внешнего вида, то документ оформляется в виде журнала с таблицей. Его можно купить в специализированных магазинах, а также сделать самому.

Но чаще руководители крупных организаций предпочитают все же покупать готовый вариант.

Если форма утверждается самим руководителем, то в любом случае должен быть нормативный внутренний документ, утверждающий именно такую форму журнала для выдачи инструкций.

Если на предприятии контролирующие органы обнаружат отсутствие журнала  или серьезные ошибки в его ведении, то на руководителя могут наложить серьезные штрафы.

В  случае несчастного случая на производстве ответственность может возрасти с административной до уголовной.

к оглавлению ↑

Как заполняется?

После того, как учетный документ по форме заведен и утвержден руководителем, его следует заполнять правильным образом.

Для этого, в первую очередь, необходимо, чтобы в документе не было пропущенных строк, а также вырванных и испорченных страниц.

Таблица учетного документа имеет несколько колонок, каждая из которых обязательна к заполнению:

  • Порядковый номер записи. Заполняется для учета.
  • Дата.
  • Наименование инструкции.
  • Дата, когда был документ утвержден.
  • Обозначение номера инструкции.
  • Обязательно указать срок, когда должна быть проведена очередная перепроверка.
  • ФИО и должность сотрудника, отвечающего за учет.
  • Подпись лица, отвечающего за учет.

Обязательно наличие всех перечисленных колонок, чтобы документ соответствовал рекомендуемой форме.

к оглавлению ↑

Скачать образец заполнения и бланк

Скачать образец заполнения для учета инструкций по охране труда и их выдаче работникам –word.

к оглавлению ↑

Выводы

Среди многочисленных документов инструкция по охране труда на предприятии занимает не последнее место, поскольку  работник должен быть ознакомлен с правилами, которые обязуется соблюдать при выполнении своих профессиональных обязанностей.

Именно при помощи учетного документа инженеры по охране труда могут узнать, какие инструкции нужно переиздавать в ближайшее время, и есть ли для конкретной должности своя инструкция, связанная с охраной труда.

Источник: https://rabotnika.ru/zhurnal-ucheta-vydachi-instrukcij-po-oxrane-truda/

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда

Журнал выдачи журналов по охране труда: скачать образец, обязательно ли вести, как проводится учет и регистрация – правила заполнения

Из этой статьи вы узнаете, зачем заводится журнал учета выдачи инструкций по охране труда, кто и как его заполняет, где его можно купить. Здесь вы можете скачать образец журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда СКАЧАТЬ
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда КУПИТЬ

Во время разработки инструкций по охране труда, не забудьте купить журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Сюда заносятся пометки относительно того, кем, кому, в какой день и сколько этих инструкций выдавалось.

Форма журнала разработана в соответствии с Методическими рекомендациям по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденными Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 г. N 80

Скачать образец журнала выдачи инструкций по охране труда в Word  в соответствии с методическими рекомендациями можно на нашем сайте, ссылка размещена вначале статьи.

«Методические рекомендации…» – это необязательный к исполнению документ, который помогает организовывать трудоохранную деятельность. Образцы документации в нем также подаются в качестве рекомендуемых, поэтому количество и содержание граф меняется по своему усмотрению. Чтобы придать разработанному в своей компании журналу статус действующего документа, его форма утверждается приказом.

Зачем заводить Журнал учета выдачи инструкций по охране труда?

Если трудоохранное законодательство не требует обязательного наличия этого журнала, так зачем же его заводить? Действительно, организовать выдачу инструкций по охране труда можно и без журнала, но с ним это делать рациональнее, прежде всего, для самой службы ОТ. С журналом специалисты по ОТ:

  • знают, кому инструкции действительно выдавались, а кому – нет. Например, во время проверки выясняется, что на участке отсутствует какая-то инструкция или весь комплект. Мастер смены утверждает, что им их не выдавали, и он уже истоптал два комплекта спецобуви, блуждая по кабинетам и требуя у руководства положенную его смене «нормативку». Самое время заглянуть в журнал. В журнале должно быть отмечено, выдавались ли эти инструкции конкретному мастеру, начальнику участка или другим ответственным лицам. Соответственно, выявить виновного в утере или невыдаче инструкций не составит труда.
  • могут качественно организовать работу по обеспечению инструкциями подразделений предприятия. Проанализировав записи в журнале, можно понять, в каких подразделениях точно не хватает инструкций (выдали меньше, чем положено), в каких нужно проверить комплектность (инструкции выдавались давно, и часть могла быть утеряна), какие подразделения вообще пропустили и не обеспечили инструкциями.
  • анализируют ситуацию в подразделениях. Например, на один участок выдается комплект инструкций один раз в 5 лет, и во время проверок они всегда в наличии. На другом же участке инструкции постоянно теряются, и их приходится выдавать повторно чуть ли не каждый квартал. Это сигнал проверить ситуацию на участке. Логично предположить, что работы по обеспечению безопасности труда там организованы совсем не так, как положено. Очевидно, что беспорядок с хранением документации – не единственное нарушение требований ОТ, и с этим следует срочно начать работать.

В существовании своевременно и полностью оформленных Журналов выдачи инструкций по охране труда больше всего заинтересован работодатель. Например, на территории компании произошла травма, и травмированный утверждает, что руководство не ознакомило его с положенными инструкциями.

Личная подпись пострадавшего в Журнале – свидетельство того, что о положениях соответствующей документации по безопасности его все же проинформировали.

Возможность использования Журнала как доказательства в суде еще раз подчеркивает важность того, чтобы каждый работник расписывался за себя сам, а подделывать подписи недопустимо.

Как заполнять Журнал

Если вы уже воспользовались возможностью скачать этот журнал по охране труда, давайте рассмотрим, в каком порядке с ним работать. Когда Журнал утверждается приказом, он обретает юридическую силу и становится неотъемлемой частью документооборота компании. Это значит, что документ:

  • шнуруется, скрепляется печатью, а его страницы нумеруются. При этом не имеет значения, нумеруются ли страницы или листы, главное, сделать так, чтобы если лист вырвут или вырежут, это сразу стало бы заметным. Номера страниц можно писать вручную, ставить штемпелем и т. д. Если вам проще скачать журнал по охране труда, чем набирать или покупать его, предпочитайте формат .doc, в котором можно включать автоматическую нумерацию страниц, а не .pdf, в котором этого делать нельзя.
  • заполняется без пропусков строчек. Если в конце листа остается 1–2 строки, которые неудобно заполнять, их нельзя «гасить» латинской буквой «Z» или другим способом. Придется потрудиться и заполнить. Но стараться вместить невместимое в одну строчку тоже не нужно – используйте для одной записи столько места, сколько понадобится.
  • не приемлет аппликаций, замазывания корректором и других проявлений «прикладного искусства». Если при заполнении журнала появилась ошибка (с кем не бывает), нужно вычеркнуть всю строку, сделать пометку «ошибочная запись», расписаться, и начать заполнять журнал с новой строки. Если ошибка найдена позже, например, в 5-й строке, когда уже заполнена 24-я строка, алгоритм действий не меняется. 5-я строка вычеркивается, помечается, и информация из нее вносится в 25-ю строку. Вычеркнутую и новую строки можно как-то пометить, чтобы через некоторое время было легче сориентироваться.
  • заполняется ручкой, которая не стирается. Карандаш, фломастер, другие пишущие средства запрещены.

По окончании Журнал выдачи инструкций по охране труда хранится в архиве предприятия 10 лет. Основание – п. 316а утвержденного 06.10.2000 г. «Перечня типовых управленческих документов…».

Целесообразно составить простенькое руководство или инструкцию по заполнению Журнала и вклеивать ее в документ (либо распечатывать на обороте, например). Это облегчит:

  • внедрение единого порядка заполнения журналов, если их в одной компании ведется несколько.
  • ведение журнала. Например, когда названия инструкций достаточно длинные, целесообразно составить их краткие обозначения и записывать их «в сокращенной форме». Поскольку единого образца ведения Журнала выдачи инструкций по охране труда государство не выдает и, соответственно, не требует, этим способом выдающий документацию человек имеет возможность облегчить себе жизнь на не запрещенных законодательством основаниях.

Вносит записи в журнал учета выдачи инструкций по охране труда сотрудник, который выдает документы трудящимся или ИТР. Эту обязанность целесообразно прописывать в приказе. Обычно ее доверяют специалистам службы ОТ, другим ИТР. Организуется процесс так, как это целесообразно делать в рамках конкретной компании, например:

  • инструкции по ОТ выдаются специалистом отдела ОТ каждому трудящемуся персонально. Журнал – один на всю компанию;
  • отдел ОТ передает комплекты инструкций в подразделения компании, где назначенные приказом лица выдают их трудящимся. Один журнал находится в отделе ОТ, остальные – на местах выдачи.

Инструкции выдаются трудящимся по основным профессиям и по совместительству. Записи вносятся при выдаче каждой из них. Если вашей компании предлагают купить разные журналы по охране труда для «основных» трудящихся и совместителей, следовать такой рекомендации необязательно. Все записи «не поругаются» в пределах одного журнала.

Журналы по ОТ: выбирайте внимательно

Отправляя подчиненного или коллегу купить журналы по охране труда, удостоверьтесь, что он понимает различие между Журналом выдачи инструкций по охране труда и Журналом их учета. Их образцы приведены в соседних приложениях к «Методическим рекомендациям…»: образец Журнала выдачи инструкций по охране труда – в приложении 10, а учета – в приложении 9.

В Журнал учета (приложение 9) заносится информация об инструкциях сразу же после ввода их в действие приказом по организации. Например, когда в компании действуют 30 инструкций, в этом журнале насчитывается 30 записей. А в Журнал выдачи записывается, сколько было выдано экземпляров каждой из них и кому.

Записей в нем может насчитываться 1000 и более, если хватит места, конечно же.

Может ли ГИТ оштрафовать предприятие, которое не ведет Журнал выдачи инструкций по охране труда?

Если во время проверки выясняется, что на предприятии этот журнал не ведется вообще, инспектор ГИТ может порекомендовать его завести.

Наложить штраф за это он не может, поскольку Методические рекомендации, в которых приводится рекомендуемая форма документа, не являются нормативным правовым актом, и требовать их полного соблюдения у инспектора нет законных прав. В предписании инспектор может порекомендовать разработать и вести такой журнал.

Кстати, на некоторых сайтах, которые предоставляют посетителям возможность скачивать журналы по охране труда, иногда пишется, что, поскольку Журнал является рекомендуемым документом, а не обязательным, его можно заполнять как угодно, хоть через лист, хоть фломастером. На самом деле это не так.

Если Журнал утвержден приказом по организации, он становится частью документооборота. Следовательно, на него распространяются все требования в части заполнения, хранения, учета и т. д. Если же Журнал просто есть в наличии, но не утвержден приказом, это, действительно, бумага, которая не имеет никакой юридической силы.

Маловероятно, что он чем-то поможет предприятию в судебных разбирательствах, например.

Что делать, когда сотрудник увольняется?

Если сотрудник увольняется и возвращает выданную инструкцию, в Журнале это никак не отображается. Однако, когда на место уволившегося работника будет принят новый сотрудник, выданную ему инструкцию (пусть даже того же самого экземпляра) нужно будет вписать в Журнал.

Итак, вы узнали, что собой представляет и как используется Журнал учета выдачи инструкций по охране труда, в каком порядке заполняется, чем отличается от других журналов, какими полномочиями относительно него наделены инспекторы ГИТ. Получили возможность скачать образец Журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Оцените пожалуйста сайт или материал!

Источник: https://beltrud.ru/zhurnal-ucheta-vydachi-instruktsij-po-ohrane-truda/

Порядок оформления журналов по охране труда

Журнал выдачи журналов по охране труда: скачать образец, обязательно ли вести, как проводится учет и регистрация – правила заполнения
обязанность любого работодателя – это обеспечение жизненной безопасности своих сотрудников. Трудовой кодекс РФ (статья 212, ч.22) провозглашает обязанности в плане документации, которая должна быть обязательно представлена в целях информирования об основных нормативных требованиях по ОТ.

Следовательно, каждая организация должна иметь систему нормативных документов и правильный порядок по ведению делопроизводства. Одним из основных документов является журнал по охране труда. Этот журнал фиксирует проведённые инструктажи по охране труда. Необходимо разработать обязательный порядок его оформления и ведения.

Следует назначить ответственного за ведение журнала, а также соблюдать сроки хранения, определённые приказом Росархива.

УТВЕРЖДАЮ:

___________Руководитель  организации

____________________________Ф.И.О.

«_____»______________________2013г.

Порядок

ведения и оформления журналов по охране труда

1.1.     Журналы по охране труда внедряются сотрудником,  на которого возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда.1.2.      Сотрудники, на которых возложена ответственность проведения инструктажа по охране труда, являются ответственными за ведение и хранение подотчетных им журналов. Они обязаны пронумеровать, прошнуровать журнал, скрепить его печатью организации, поставить свою фамилию, инициалы, подпись и дату начала ведения журнала на последней странице журнала. По окончании журнала документ передается на хранение специалисту по охране труда (уполномоченному по охране труда).1.3.     При заполнении журнала не допускается пропускать страницы и строки, вносить исправления, закрашивать корректирующими жидкостями. При обнаружении ошибки запись о проведении инструктажа необходимо взять в скобки и ниже, не пропуская строк, вновь внести запись о проведении инструктажа. Запись производить в соответствии с требованием, указанным в колонке (если указано: фамилия, имя, отчество – пишем полностью).1.4.     По окончании ведения журнала ответственный за его ведение сотрудник вносит запись на титульном листе журнала о дате окончания его ведения и передает на хранение специалисту по охране труда (уполномоченному по охране труда).1.5.     В случае утраты или порчи журнал необходимо списать с оформлением акта произвольной формы, в котором указать причину порчи или потери. Акт храниться вместе с вновь внедренным документом.1.6.     Хранение журналов и документов по охране труда осуществляет специалист по охране труда (уполномоченный по охране труда) в соответствии с Перечнем, приложение 1.1.7.     В случае смены ответственного за ведение и хранение журнала, журнал передается сотруднику, на которого возложена обязанность за проведение инструктажа по охране труда, при отсутствии такого сотрудника – специалисту по охране труда. 

  1. 2.      Формы журналов по охране труда

2.2.   Журнал регистрации вводного инструктажа.2.2.1. Журнал вводного инструктажа заполняет специалист по охране труда (уполномоченный по охране труда). Форма журнала, приложения 2.2.3.   Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.2.3.1. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте оформляют руководители структурных подразделений, ответственные за проведение инструктажа на рабочем месте. Форма журнала, приложение 3.2.4.   Журнал регистрации несчастных случаев на производстве.2.5.   И так далее….._____________________________________

Приложение 1

к Порядку ведения и оформления журналов по охране труда

Перечень

 документов по охране труда и сроки их хранения

Вид документа

Срок хранения документа*

1.

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 лет

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет

2.

Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 лет

3.

Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий

Постоянно

4.

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий

5 лет

5.

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

Постоянно

6.

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

5 лет

7.

Планы мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников

5 лет

8.

Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда

5 лет

9.

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

5 лет

10.

Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:

До замены новым

11

Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения                   б) в других организациях

Постоянно

До замены новым

12.

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 лет

13.

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов

Постоянно

14.

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

75 лет

15.

Правила по охране труда работающих инвалидов:а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Постоянно

До замены новыми

16.

Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда

75 лет

17.

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 лет

18.

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми

19.

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Постоянно        До замены новыми

20.

Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций

5 лет

21.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

75 лет

22.

Договоры страхования работников от несчастных случаев

5 лет

После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 лет

23.

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по вопросам охраны труда

5 лет

24.

Протоколы аттестации по охране труда

5 лет

25.

Журналы, книги учета:
а) профилактических работ по охране труда

10 лет

б) инструктажа по охране труда

10 лет

в) проведения аттестации по охране труда

5 лет

26.

Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда

5 лет

27.

Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев

5 лет

28.

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 лет

Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост.

29.

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Постоянно

30.

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях (по месту происшествия)а) по месту происшествия

б) в других организациях

75 лет

5 лет

31.

Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

75 лет

32.

Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

10 лет

33.

Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием

3 года

34.

Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием:

3 года

После замены новыми

35.

Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания

1 год

36.

Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации

5 лет

37.

Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий

3 года

38.

Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров

До замены новыми

39.

Переписка о проведении медицинских осмотров работников

5 лет

40.

Анкеты обследования условий труда работников

5 лет

Примечание: Сроки хранения документов по охране труда установленыПриказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 « Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Важно! Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести  правила хранения документов.Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т.п. Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах хранятся 5 лет. Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для ведомостей на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания срок сокращен до 1 года. Необходимо обращать внимание на то, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9 Приказа).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе.

Услуги Правовой защиты

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Пакеты документов Аутсорсинг охраны труда Учебный центр СОУТ

Источник: https://otrude.ru/baza-znanij/stati/ohrana-truda/poryadok-oformleniya-zhurnalov-po-oxrane-truda.html

Admvbr7
Добавить комментарий